Parliamo tanto e comunichiamo poco. Come aumentare le possibilità di farti ascoltare e, soprattutto di farti comprendere?
La situazione è complessa: i ritmi sono frenetici, i cambiamenti sono sempre dietro l’angolo, molte email in arrivo, notifiche da social e sistemi di comunicazione aziendale e poi loro: le riunioni.
Sono molte, moltissime e in quei contesti si incontrano parecchie persone, alcune le pensiamo di conoscerle e altre no. Alcune le stimiamo, altre meno.
La soglia della nostra attenzione, in queste condizioni, inizia a vacillare e dobbiamo limitare degli input.
Questo succede a te e quindi succede anche agli altri esseri umani con i quali interagisci. È quindi fondamentale fare in modo che quello che diciamo sia in linea con chi abbiamo di fronte.
Come possiamo fare?
Chiarezza - Le variazioni del linguaggio
Sicuramente potremmo evitare di parlare come in questa frase:
“Dobbiamo plottare la solution per capire i critical path e capire, given il budget, se fitta con i needs e wish iniziali del customer”
Capisci da te che una frase del genere potrebbe non essere afferrata appieno né da un italiano (troppi inglesismi, e anche forzati) né da un inglese (ci sono parole in italiano e alcune parole inglesi sono state italianizzate).
Certo, questo è un caso limite, anche se in generale dobbiamo sempre tenere presente che le persone con le quali interloquiamo possono avere un linguaggio differente, una formazione differente.
La sociolinguistica parla di tre aspetti, tre variazioni della comunicazione che è bene considerare quando comunichiamo.
- Variazione diastratica
- Variazione diafasica
- Variazione diamesica
Insomma, è colpa dell’asse distratico della comunicazione se qualcuno dice “se io avrei avuto più fortuna…”.
La variazione diafasica si riferisce al contesto, alla situazione in cui ci troviamo. Quello che sentiamo nominare come “cambio di registro” è esattamente la variazione diafasica della comunicazione. Un chiacchierata al bar con il tuo responsabile avrà un tono differente rispetto alle comunicazione che avvengono, sempre con il responsabile, in una riunione. Per questo è fondamentale quando si parla, per esempio, con un parente o un amico che esercita una determinata professione, farlo in un modo informale quando sei in un contesto informale come una cena, e adottare un registro più formale quando si parla di aspetti afferenti la sua professione. Questa mancanza può portare a problemi seri. Avremo modo di approfondire nei prossimi post sui ruoli e interazioni professionali.
Arriviamo ora alla variazione diamesica che si riferisce al mezzo di comunicazione. Un certo tipo di linguaggio è ammesso quando si sta parlando ma non su un documento scritto. Non è una questione di registro ma di struttura del linguaggio. Lo scritto è più rigido, controllato, il parlato più frammentato e ricco di ripetizioni. Inoltre, nel parlato, intervengono anche i gesti che compensano alcuni aspetti e noi italiani lo sappiamo molto bene.
Oltre a questi aspetti tecnici della comunicazione ci sono altri elementi da prendere in considerazione per una comunicazione efficace, volta a farci comprendere.
Obiettivo della comunicazione
Quando comunichi e interagisci con le persone è di massima importanza avere ben chiaro il tuo obiettivo. Può essere un tema informale come chiacchierare simpaticamente del mio fine settimana, o più formale come illustrare la mia soluzione a un problema. Se non hai un obiettivo è molto meglio tacere.
Inoltre è fondamentale mantenere la direzione della comunicazione, ossia il suo obiettivo. Se, per esempio, l'obiettivo fosse proprio illustrare la soluzione, appena ti rendi conto che la conversazione viene trascinata altrove è tuo compito riportarla sui binari giusti. E i binari li devi chiarire prima di iniziare la comunicazione: "Ciao Claudio, hai dieci minuti di tempo? Voglio illustrarti una soluzione che ho pensato per...". In questo modo unisci la chiarezza all’obiettivo.
C’è un altro elemento da tenere presente, uno che io reputo di grandissima importanza e che non vedo mai illustrato in testi di comunicazione efficace.
Preparati al peggio e lavora per il meglio
A volte iniziamo a comunicare con l'intenzione di collaborare, di divertirci, di confrontarci in maniera costruttiva. La vita (tua e altrui) non sempre va come vorremmo e questo non è il vero problema. Lo è invece sperare che tutto vada bene e non pensare mai al fatto che il nostro interlocutore potrebbe risponderci sgarbatamente, accusarci di qualcosa che non abbiamo sufficiente fantasia per pensare in questo momento, che ci offenda, che sia svogliato, ci liquidi rapidamente o che dica semplicemente "no" a una cosa a cui gli altri 8 miliardi di persone sul pianeta direbbero di sì. Almeno secondo noi.
Preparati a gestire queste situazioni in ogni contesto anche quando saluti un tuo amico. Pensa a questi possibili eventi e a possibili risposte assertive che ti consentano di mantenere il controllo. Probabilmente non ti servirà nel 99% dei casi e ti salverà nell’altro 1% perché almeno tu potrai non perdere il controllo, salvere una interazione non facile e, soprattutto, la tua salute.
Ovviamente ci sarebbero moltissime altre cose da dire su un tema così affascinante e sottovalutato come le interazioni.
Inizia a mettere in pratica questi aspetti e così potrai vedere i primi miglioramenti in termini di chiarezza e determinazione nelle tue interazioni.